Mengelola Dokumen dengan 5S

15 Juli 2017 | 02:53

 
Dokumen, laporan, berkas, atau selebaran informasi yang selama ini dianggap sebelah mata ternyata masih sering mendapat penanganan yang buruk dan menjadi permasalahan berat bagi perusahaan. Banyak perusahaan menganggap pengelolaan dokumen secara khusus sebagai buang-buang waktu, tanpa mengindahkan potensi persoalan di masa depan.
 
Padahal sebuah studi menunjukkan dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan berkembang sebanyak 40 persen pertahunnya, dan yang disayangkan, 20 persennya adalah dokumen “kotor” yang tidak dikelola dengan baik. Penyebab utamanya diperkirakan karena perusahaan terlalu fokus pada aktivitas bisnis utamanya sehingga alpa mengelola pengarsipan.
 
Kerugian yang ditimbulkan oleh tata kelola dokumen yang buruk ini bisa setara dengan lebih dari Rp 1.000.000 per dokumen, sebagaimana dilaporkan situs siriusdecisions.com. Ini merujuk pada dampak dari aktivitas atau penentuan strategi yang ditimbulkan oleh dokumen yang tidak tepat.
Sejatinya dampak buruk tersebut dapat dihilangkan dengan melakukan hal kecil berkelanjutan yang sering kita kenal dengan 5S, 5S sendiri merupakan akronim dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
 

Seiri (Pemilahan)

Diawali dengan kegiatan Seiri, yakni melakukan pemilahan atas dokumen yang siap untuk disimpan. Dipilah antara dokumen yang benar-benar layak simpan, dokumen penting yang memiliki kegunaan di kemudian hari dan sudah lengkap persyaratan administrasinya. Dalam Seiri, dokumen yang sudah kadaluarsa dipisahkan dari yang perlu digunakan. Kemudian Anda bisa memusnahkannya atau didigitalisasi.

Seiton (Penataan) 

Setelah dipilah dokumen yang sudah layak simpan, lakukanlah kegiatan Seiton antara lain menata dokumen sesuai dengan frekuensi penggunaannya (fast–medium–slow). Jika frekuensi penggunaan dokumen sangat sering, setiap hari atau dalam batas kurang dari 2 bulan, dokumen dapat diletakkan di sekitar area kerja. Jika frekuensi penggunaan dokumen 2-6 bulan, dokumen dapat diletakkan di lemari sekitar area kerja. Dan jika dokumen dengan frekuensi penggunaan di atas enam bulan maka dapat diletakkan jauh dari area kerja, misalnya seperti di gudang penyimpanan dokumen atau layanan jasa pengelolaan dokumen. Jika sudah lewat dari masa retensinya, dapat dimusnahkan.
 

Seiso (Pembersihan)

Selanjutnya kegiatan Seiso yakni pembersihan rutin area kerja ataupun tempat penyimpanan dokumen. Pembersihan bukan hanya sekedar kegiatan sapu-sapu dan bersih-bersih namun juga didampingi dengan kegiatan inspeksi area sekitar pembersihan.

Seiketsu (Pemantapan)

Langkah keempat adalah Seiketsu atau pemantapan yang mengandung arti melakukan ketiga langkah sebelumnya dengan terus-menerus, berulang setiap periodenya yang diharapkan dapat menciptakan langkah Shitsuke (Pembiasaan).

Shitsuke (Pembiasaan)

Di tahap ini keseluruhan langkah dalam 5S menjadi kebiasaan yang mendarah daging. Pembiasaan ini harapannya dapat mengubah pola perilaku buruk terhadap tata kelola dokumen.
 
 

 

 

Rekomendasi

  • Travelling

    Mahakarya Berbalut Religi

    Sosok bangunan-bangunan klasik ini tak setenar Menara Eiffel, juga tak seharum Taj Mahal. Namun pesonanya tak lekang oleh waktu.

  • Business

    Peluang Usaha, Bagaimana Menemukannya?

    Peluang kadang tak menghampiri, melankan harus dicari.

  • Hobby

    Pimpin Tim Sebaik Mungkin

    Pemimpin yang dihargai anak buahnya akan lebih mudah mengarahkan tim menuju target dan tujuannya. Bagaimana caranya?

  • Hobby

    Melompat Dari Putaran Roda Hamster

    Mereka terus berlari hingga kehabisan napas. Namun setelah napas mereka habis, mereka tetap berada di dalam roda tersebut dan menyadari bahwa mereka tetap berada di tempat yang sama. Apakah itu kita?

  • Parenting

    Waspadai Cinta Posesif

    Adakah cinta yang berlebih sehingga menyakiti? Well,, jangan percaya. Cinta, semestinya tak boleh menyakitkan. Meski itu ada.

  • Hobby

    Cara Biasa Untuk Jadi Lebih Kreatif

    Tokoh-tokoh legendaris dunia seperti Albert Einstein, Picasso, atau Steve Job tidak akan menciptakan ide berlian hanya dengan duduk manis. Mereka melakukan kegiatan sehari-hari yang mampu mengasah ide-ide mereka.